Integritetspolicy

1. Vem som ansvarar för dina uppgifter

Samhällspusslet är personuppgiftsansvarig för den behandling som beskrivs här. Det innebär att jag bestämmer varför och hur dina uppgifter behandlas, och att det är till mig du vänder dig med frågor.

• Samhällspusslet, enskild firma
• Organisationsnummer: 19791118-4930
• Adress: Upplysningens väg 15, 19477 Upplands Väsby
• E-post: info@samhallspusslet.se
• Telefon: 08-525 129 29

Verksamheten har inget dataskyddsombud. Det krävs inte för en verksamhet av den här storleken och karaktären.

2. Vilka uppgifter jag samlar in

När du skickar en förfrågan via formuläret

Jag samlar in namn, företag eller organisation, e-postadress, telefonnummer om du anger det, ort eller plats för föreläsningen, vilken föreläsning du är intresserad av samt det du själv skriver i meddelanderutan. Jag registrerar också att du lämnat ditt samtycke och när det skedde.

Skriv inte in känsliga uppgifter i meddelanderutan – exempelvis uppgifter om hälsa, religion, politisk uppfattning, fackligt medlemskap eller brottslighet. Behöver du ta upp något sådant tar vi det per telefon i stället.

När du mejlar eller ringer

Då behandlas de uppgifter du själv lämnar, och för e-post även avsändaradress och innehållet i vår korrespondens.

När jag kontaktar dig i din yrkesroll

Jag skickar ibland erbjudanden om föreläsningar till skolor, myndigheter och organisationer. Då behandlar jag namn, yrkesroll, organisation och e-postadress i tjänsten – uppgifter som din organisation själv har publicerat på sin webbplats. Jag noterar också när du har kontaktats, vilket erbjudande du har fått och om du har svarat eller avböjt fler utskick. Inga andra uppgifter om dig samlas in.

När en bokning blir av

Vid en bekräftad bokning behandlas dessutom faktura- och avtalsuppgifter: fakturaadress, referens, eventuellt organisationsnummer och uppgifter om själva uppdraget.

När du besöker webbplatsen

Webbhotellet loggar automatiskt teknisk information om besök, bland annat IP-adress, tidpunkt, vilka sidor som efterfrågas samt webbläsare och operativsystem. Loggarna används för drift och säkerhet, inte för att kartlägga enskilda besökare.

3. Varför jag behandlar uppgifterna – och med vilken rättslig grund

All behandling av personuppgifter måste vila på en rättslig grund enligt dataskyddsförordningen (GDPR). Så här ser det ut för Samhällspusslet:

När jag kontaktar dig i din yrkesroll har jag vägt mitt intresse av att marknadsföra verksamheten mot ditt intresse av integritet. Uppgifterna är sådana som din organisation själv har publicerat, kontakten gäller din yrkesroll och inte dig som privatperson, utskicken är få och du kan när som helst tacka nej. Jag säljer aldrig dina uppgifter vidare och använder dem inte för automatiserat beslutsfattande eller profilering.

4. Hur länge uppgifterna sparas

• Förfrågningar som inte leder till bokning: raderas senast tolv månader efter den senaste kontakten.
• Kund- och avtalsuppgifter: sparas under uppdraget och därefter så länge det behövs för att hantera eventuella anspråk.
• Underlag för bokföring: sparas i sju år efter utgången av det kalenderår räkenskapsåret avslutades, enligt bokföringslagen.
• E-postkorrespondens: gallras löpande när den inte längre fyller något syfte.
• Kontaktuppgifter för utskick till organisationer: raderas senast tolv månader efter den senaste kontakten, om kontakten inte leder till en förfrågan eller bokning..
• Spärrlistan: har du avböjt fler utskick sparar jag enbart din e-postadress och datumet, så länge jag skickar sådana utskick. Syftet är att du inte ska kontaktas igen.

5. Vem mer kan få del av uppgifterna

Jag lämnar inte ut dina uppgifter till andra för deras egen marknadsföring. Däremot används tekniska leverantörer för att driva verksamheten, och de behandlar uppgifter på mitt uppdrag som personuppgiftsbiträden. Med samtliga finns personuppgiftsbiträdesavtal.

• Webbhotell: Bluehost.com
• E-post och kalkylark: Google Workspace (Google)
• Bokförings- och faktureringstjänst: Fortnox.se
• Redovisningskonsult eller revisor, om sådan anlitas

Uppgifter kan också lämnas ut om jag är skyldig till det enligt lag eller myndighetsbeslut.

6. Överföring utanför EU/EES

Målsättningen är att dina uppgifter ska behandlas inom EU/EES. Om en leverantör i något led behandlar uppgifter i ett land utanför EU/EES sker det bara med de skyddsåtgärder som dataskyddsförordningen kräver, exempelvis EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller ett beslut om adekvat skyddsnivå.

E-posten hanteras av Google Workspace. Google kan i vissa fall behandla uppgifter utanför EU/EES, och överföringen skyddas då av EU-kommissionens standardavtalsklausuler, som ingår i Googles avtal om personuppgiftsbehandling.

7. Kakor (cookies)

En kaka är en liten textfil som sparas i din webbläsare när du besöker en webbplats. Enligt lagen om elektronisk kommunikation krävs ditt samtycke för kakor som inte är nödvändiga för att webbplatsen ska fungera.

Samhallspusslet.se använder inga kakor utöver dem som är nödvändiga för webbplatsens grundläggande funktion.

Du kan blockera och radera kakor i inställningarna för din webbläsare. Vissa funktioner kan då sluta fungera som avsett.

8. Så skyddas uppgifterna

Webbplatsen använder krypterad överföring (HTTPS). Åtkomsten till e-post och lagrade uppgifter är begränsad till mig och skyddad med starka lösenord och tvåfaktorsautentisering där det är möjligt. Uppgifter lämnas inte ut per telefon till någon vars identitet jag inte kan säkerställa.

Om det ändå skulle inträffa en personuppgiftsincident som innebär en risk för dig anmäler jag den till Integritetsskyddsmyndigheten inom 72 timmar och informerar dig när lagen kräver det.

9. Dina rättigheter

Du har enligt dataskyddsförordningen rätt att:

• Få tillgång till de uppgifter jag behandlar om dig, genom ett registerutdrag.
• Få felaktiga uppgifter rättade och ofullständiga uppgifter kompletterade.
• Få uppgifter raderade när de inte längre behövs för ändamålet eller behandlingen vilar på ditt samtycke. Uppgifter som måste sparas enligt bokföringslagen kan dock inte raderas i förtid.
• Begära begränsning av behandlingen medan exempelvis en uppgifts riktighet utreds.
• Invända mot behandling som stöder sig på ett berättigat intresse. Invänder du mot direktmarknadsföring, till exempel genom att svara ”nej tack” på ett utskick, upphör den alltid – utan att du behöver ange något skäl..
• Flytta dina uppgifter (dataportabilitet) när behandlingen bygger på samtycke eller avtal och sker automatiserat.
• Återkalla ditt samtycke när som helst. Behandlingen fram till dess förblir laglig.

Hör av dig till info@samhallspusslet.se så hanterar jag din begäran utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad. Tjänsten är kostnadsfri. För att skydda dina uppgifter kan jag behöva säkerställa din identitet innan jag lämnar ut något.

10. Klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten

Om du anser att dina personuppgifter behandlas felaktigt vill jag gärna att du hör av dig till mig först, så att vi kan reda ut det direkt. Du har alltid rätt att i stället, eller därutöver, lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), som är tillsynsmyndighet i Sverige.

IMY, Box 8114, 104 20 Stockholm · imy@imy.se · 08-657 61 00

11. Ändringar i den här policyn

Policyn kan komma att uppdateras, exempelvis om verksamheten börjar använda nya tjänster eller om lagstiftningen ändras. Den senaste versionen finns alltid på den här sidan, med datum för uppdateringen högst upp.